ERP systém je softvér, ktorý spája hlavné procesy firmy, teda objednávky, sklad, nákup, výrobu, fakturáciu a reporty, do jedného systému s jednou databázou. Údaj sa zadá raz a všetci pracujú s tou istou verziou. V článku vysvetlíme, čo ERP systém je, z akých modulov sa skladá, z čoho sa skladá jeho cena a ako sa rozhodnúť medzi hotovým riešením a systémom na mieru.
Obsah
- Čo je ERP systém?
- Z akých modulov sa ERP systém skladá?
- Aký je rozdiel medzi ERP systémom a účtovným programom?
- Kedy firma ERP systém naozaj potrebuje?
- Aké ERP systémy sa používajú na Slovensku?
- Hotový ERP systém, alebo na mieru?
- Cloud, alebo vlastný server?
- Koľko stojí ERP systém?
- Ako prebieha zavedenie ERP systému?
- Najčastejšie chyby pri zavádzaní
- Časté otázky
- Zhrnutie
Čo je ERP systém?
Skratka ERP znamená Enterprise Resource Planning, po slovensky plánovanie podnikových zdrojov. V praxi sa stretnete aj s označením podnikový informačný systém, ktoré znamená to isté: jeden systém, v ktorom firma riadi svoje kľúčové procesy.
Podstata ERP nie je v počte funkcií. Je v tom, že všetky oddelenia pracujú nad spoločnými dátami. Obchodník vidí stav skladu, sklad vidí prijaté objednávky a účtovníctvo dostane faktúru bez toho, aby ju niekto prepisoval.
Z akých modulov sa ERP systém skladá?
ERP systém sa skladá z modulov, z ktorých si firma vyberá podľa toho, čo potrebuje. Najčastejšie sú to:
- Predaj a objednávky: ponuky, objednávky, dodacie listy.
- Sklad: stav zásob, príjem a výdaj, inventúry. Samostatne sa mu hovorí aj skladový systém.
- Nákup: objednávky u dodávateľov a sledovanie dodávok.
- Výroba: plánovanie, kapacity a spotreba materiálu.
- Financie a fakturácia: faktúry, úhrady, prepojenie s účtovníctvom.
- CRM: zákazníci, dopyty a história komunikácie.
- Reporty: tržby, marže, vyťaženosť a stav zákaziek.
Malá firma často začína dvoma alebo tromi modulmi a ďalšie pridáva, keď rastie.
Aký je rozdiel medzi ERP systémom a účtovným programom?
Účtovný program eviduje doklady: čo sa fakturovalo, zaplatilo a zaúčtovalo. ERP systém riadi celý tok práce, ktorý týmto dokladom predchádza, od dopytu cez objednávku a výdaj zo skladu až po faktúru.
Preto si firmy účtovníctvo zvyčajne nechávajú a ERP naň napoja. Ako také prepojenie vyzerá, opisujeme v článku o automatizácii účtovníctva.
Kedy firma ERP systém naozaj potrebuje?
ERP nie je nutnosť pre každú firmu. Zmysel začína dávať, keď sa opakujú tieto situácie:
- ten istý údaj prepisujete do dvoch alebo viacerých systémov,
- stav skladu alebo zákazky zistíte len telefonátom kolegovi,
- mesačný report vzniká ručne v Exceli a trvá dni,
- chyby v objednávkach a faktúrach pribúdajú s každým novým zamestnancom,
- keď kľúčový človek ochorie, časť firmy stojí.
Ak sa spoznávate v jednom bode, často stačí automatizácia jedného procesu. Pri troch a viac už ide o systémový problém, ktorý rieši digitalizácia procesov do jedného systému.
Aké ERP systémy sa používajú na Slovensku?
Medzi známe hotové ERP systémy patria napríklad SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Helios, Money ERP, ABRA Gen, KARAT alebo open-source riešenie Odoo. Líšia sa veľkosťou firiem, pre ktoré sú určené, cenou licencií a tým, ako ľahko sa dajú prispôsobiť.
Popri nich existuje druhá cesta: systém vyvinutý na mieru, ktorý obsahuje presne tie moduly, ktoré firma potrebuje.
Hotový ERP systém, alebo na mieru?
Ani jedna cesta nie je univerzálne lepšia.
Hotový (krabicový) ERP systém nasadíte rýchlejšie a jeho funkcie sú overené u mnohých firiem. Platíte však aj za moduly, ktoré nevyužijete, a svoje postupy prispôsobujete softvéru. Každá úprava nad rámec štandardu je drahá a závisí od dodávateľa.
ERP systém na mieru vzniká podľa toho, ako vaša firma naozaj pracuje. Obsahuje len to, čo potrebujete, a prepojí sa s nástrojmi, ktoré už používate. Vyžaduje viac času na začiatku a dobrú analýzu, inak sa do softvéru prenesú aj zlé zvyky.
Praktické pravidlo: ak sú vaše procesy bežné (obchod, jednoduchý sklad, fakturácia), začnite pri hotovom riešení. Ak je vaša konkurenčná výhoda práve v tom, že niečo robíte inak než ostatní, krabica vás bude brzdiť.
Ako taký systém staviame a z akých modulov sa skladá, nájdete na stránke ERP a CRM systémy na mieru.
Cloud, alebo vlastný server?
Cloudový ERP systém beží u poskytovateľa a používate ho cez prehliadač. Nemusíte sa starať o servery ani zálohy a pripojíte sa odkiaľkoľvek. Systém na vlastnom serveri dáva väčšiu kontrolu nad dátami, ale prevádzku a bezpečnosť zabezpečujete sami.
Väčšina malých a stredných firiem dnes volí cloud. Vlastný server má zmysel pri prísnych požiadavkách na uloženie dát alebo pri prepojení so strojmi vo výrobe.
Koľko stojí ERP systém?
Cena ERP systému nie je jedno číslo. Skladá sa z niekoľkých položiek a pri porovnávaní ponúk si pýtajte všetky:
- Analýza: zmapovanie procesov a návrh riešenia. Šetriť tu sa nevypláca.
- Licencie alebo vývoj: pri hotovom systéme mesačný poplatok za používateľa, pri riešení na mieru jednorazová cena vývoja.
- Integrácie: prepojenie s účtovníctvom, e-shopom, dopravcami či bankou.
- Migrácia dát: prenos zákazníkov, produktov a histórie zo starých systémov.
- Zaškolenie a podpora: bez nich ľudia ostanú pri Exceli.
Všeobecnú sumu preto nemá zmysel uvádzať, cena je pri každej firme individuálna. Radi si váš prípad nezáväzne prejdeme a do 24 hodín vám pošleme orientačnú cenu.
Pri hotových systémoch rátajte celkové náklady aspoň na tri roky dopredu. Mesačný poplatok vyzerá nízko, ale násobí sa počtom používateľov a mesiacov.
Ako prebieha zavedenie ERP systému?
- Analýza: ktoré procesy systém pokryje a ktoré zatiaľ nie.
- Prvá verzia: jeden proces od začiatku do konca, napríklad objednávka až faktúra. Rýchly spôsob, ako to overiť, je prototyp.
- Testovanie s ľuďmi: systém musia vyskúšať tí, ktorí v ňom budú denne pracovať.
- Migrácia dát: prenos údajov zo starých systémov a tabuliek.
- Postupné rozširovanie: ďalšie moduly až po tom, čo prvý funguje.
Najčastejšie chyby pri zavádzaní
- Všetko naraz. Postupné zavedenie trvá dlhšie na papieri, ale kratšie v skutočnosti.
- Výber podľa zoznamu funkcií. Dôležitejšie je, či systém sedí na vaše procesy.
- Bez ľudí, ktorí v ňom budú pracovať. Systém navrhnutý bez nich sa obchádza Excelom.
- Zanedbané dáta. Duplicitní zákazníci a neaktuálne ceny sa do nového systému prenesú tiež.
- Paralelné tabuľky. Kým existujú, zostávajú hlavným zdrojom a systém nikto nepoužíva naplno.
Časté otázky
Čo znamená skratka ERP?
Enterprise Resource Planning, po slovensky plánovanie podnikových zdrojov. Označuje softvér, ktorý spája procesy firmy do jedného systému.
Aký je rozdiel medzi ERP a CRM?
CRM sa stará o vzťahy so zákazníkmi a obchod, ERP o vnútorný chod firmy. V systéme na mieru môžu tvoriť jeden celok, viac na stránke ERP a CRM systémy.
Je ERP systém len pre veľké firmy?
Nie. Aj firma s desiatimi ľuďmi ušetrí čas, ak má veľa objednávok alebo zložitejší sklad. Rozhoduje zložitosť procesov, nie počet zamestnancov.
Dá sa ERP systém prepojiť s účtovníctvom, ktoré už máme?
Väčšinou áno. Prepojenie s účtovným programom býva bežnou súčasťou zavedenia.
Ako dlho trvá zavedenie ERP systému?
Závisí od rozsahu. Prvý proces sa dá spustiť výrazne skôr než celý systém, preto odporúčame začať ním a rozširovať postupne.
Zhrnutie
ERP systém spája objednávky, sklad, výrobu a financie do jedného systému a má zmysel vtedy, keď firma stráca čas prepisovaním a hľadaním informácií. Pri bežných procesoch začnite hotovým riešením, pri špecifických zvážte systém na mieru. V oboch prípadoch začnite analýzou a jedným procesom, nie celou firmou naraz.
Ak chcete vedieť, ktorá cesta sedí vašej firme, dohodnite si bezplatnú konzultáciu.
