Ein ERP-System ist eine Software, die die zentralen Prozesse eines Unternehmens (Aufträge, Lager, Einkauf, Produktion, Rechnungsstellung und Auswertungen) in einem System mit einer Datenbank verbindet. Daten werden einmal erfasst und alle arbeiten mit derselben Version. Dieser Artikel erklärt, was ein ERP-System ist, aus welchen Modulen es besteht, woraus sich die Kosten zusammensetzen und wie man sich zwischen einer Standardlösung und einem individuell entwickelten System entscheidet.
Inhalt
- Was ist ein ERP-System?
- Aus welchen Modulen besteht ein ERP-System?
- Was ist der Unterschied zwischen ERP und Buchhaltungssoftware?
- Wann braucht ein Unternehmen wirklich ein ERP-System?
- Standard-ERP oder individuelles System?
- Cloud oder eigener Server?
- Was kostet ein ERP-System?
- Wie läuft die Einführung eines ERP-Systems ab?
- Die häufigsten Fehler bei der Einführung
- Häufig gestellte Fragen
- Zusammenfassung
Was ist ein ERP-System?
ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Planung der Unternehmensressourcen. Oft spricht man auch von einem betrieblichen Informationssystem, was dasselbe bedeutet: ein System, in dem ein Unternehmen seine wichtigsten Prozesse steuert.
Der Kern von ERP liegt nicht in der Zahl der Funktionen. Er liegt darin, dass alle Abteilungen mit gemeinsamen Daten arbeiten. Der Vertrieb sieht den Lagerbestand, das Lager sieht die eingegangenen Aufträge und die Buchhaltung erhält die Rechnung, ohne dass jemand sie abtippt.
Aus welchen Modulen besteht ein ERP-System?
Ein ERP-System besteht aus Modulen, aus denen ein Unternehmen die benötigten auswählt. Am häufigsten sind:
- Verkauf und Aufträge: Angebote, Aufträge, Lieferscheine.
- Lager: Bestände, Wareneingang und Warenausgang, Inventuren.
- Einkauf: Bestellungen bei Lieferanten und Verfolgung der Lieferungen.
- Produktion: Planung, Kapazitäten und Materialverbrauch.
- Finanzen und Rechnungsstellung: Rechnungen, Zahlungen, Anbindung an die Buchhaltung.
- CRM: Kunden, Anfragen und Kommunikationsverlauf.
- Auswertungen: Umsätze, Margen, Auslastung und Auftragsstatus.
Ein kleines Unternehmen beginnt oft mit zwei oder drei Modulen und ergänzt weitere, wenn es wächst.
Was ist der Unterschied zwischen ERP und Buchhaltungssoftware?
Buchhaltungssoftware erfasst Belege: was berechnet, bezahlt und verbucht wurde. Ein ERP-System steuert den gesamten Arbeitsablauf, der diesen Belegen vorausgeht, von der Anfrage über den Auftrag und den Lagerausgang bis zur Rechnung.
Deshalb behalten Unternehmen ihre Buchhaltungssoftware in der Regel und binden das ERP daran an.
Wann braucht ein Unternehmen wirklich ein ERP-System?
Nicht jedes Unternehmen braucht ERP. Sinnvoll wird es, wenn sich diese Situationen wiederholen:
- dieselben Daten werden in zwei oder mehr Systeme übertragen,
- den Stand von Lager oder Auftrag erfährt man nur per Anruf beim Kollegen,
- der Monatsbericht entsteht von Hand in Excel und dauert Tage,
- Fehler in Aufträgen und Rechnungen nehmen mit jedem neuen Mitarbeiter zu,
- wenn eine Schlüsselperson krank ist, steht ein Teil des Unternehmens still.
Erkennen Sie sich in einem Punkt wieder, reicht oft die Automatisierung eines einzelnen Prozesses. Bei drei oder mehr handelt es sich um ein systemisches Problem, das die Digitalisierung der Prozesse in einem System löst.
Standard-ERP oder individuelles System?
Keiner der beiden Wege ist grundsätzlich besser.
Ein Standard-ERP-System lässt sich schneller einführen und seine Funktionen sind in vielen Unternehmen erprobt. Sie zahlen jedoch auch für Module, die Sie nicht nutzen, und passen Ihre Abläufe an die Software an. Jede Anpassung über den Standard hinaus ist teuer und hängt vom Anbieter ab.
Ein individuelles ERP-System entsteht danach, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet. Es enthält nur, was Sie brauchen, und wird mit den Werkzeugen verbunden, die Sie bereits nutzen. Es erfordert am Anfang mehr Zeit und eine gute Analyse, sonst werden auch schlechte Gewohnheiten in die Software übernommen.
Eine praktische Regel: Sind Ihre Prozesse üblich (Handel, einfaches Lager, Rechnungsstellung), beginnen Sie mit einer Standardlösung. Liegt Ihr Wettbewerbsvorteil gerade darin, dass Sie etwas anders machen als andere, wird Sie eine Standardsoftware bremsen.
Cloud oder eigener Server?
Ein Cloud-ERP-System läuft beim Anbieter und wird über den Browser genutzt. Sie müssen sich nicht um Server oder Backups kümmern und können sich von überall verbinden. Ein System auf dem eigenen Server gibt mehr Kontrolle über die Daten, für Betrieb und Sicherheit sind Sie jedoch selbst verantwortlich.
Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen entscheiden sich heute für die Cloud. Ein eigener Server ist sinnvoll bei strengen Anforderungen an den Speicherort der Daten oder bei der Anbindung an Maschinen in der Produktion.
Was kostet ein ERP-System?
Der Preis eines ERP-Systems ist keine einzelne Zahl. Er setzt sich aus mehreren Posten zusammen, und beim Vergleich von Angeboten sollten Sie nach allen fragen:
- Analyse: Aufnahme der Prozesse und Entwurf der Lösung. Hier zu sparen zahlt sich nicht aus.
- Lizenzen oder Entwicklung: bei einem Standardsystem eine monatliche Gebühr pro Nutzer, bei einer individuellen Lösung ein einmaliger Entwicklungspreis.
- Integrationen: Anbindung an Buchhaltung, Onlineshop, Versanddienstleister oder Bank.
- Datenmigration: Übernahme von Kunden, Produkten und Historie aus den alten Systemen.
- Schulung und Support: ohne sie bleiben die Mitarbeiter bei Excel.
Eine allgemeine Summe zu nennen ist deshalb wenig sinnvoll, der Preis ist bei jedem Unternehmen individuell. Wir gehen Ihren Fall gern unverbindlich mit Ihnen durch und senden Ihnen innerhalb von 24 Stunden einen Richtpreis.
Rechnen Sie bei Standardsystemen die Gesamtkosten mindestens drei Jahre im Voraus. Eine monatliche Gebühr wirkt niedrig, wird aber mit der Zahl der Nutzer und Monate multipliziert.
Wie läuft die Einführung eines ERP-Systems ab?
- Analyse: welche Prozesse das System abdeckt und welche vorerst nicht.
- Erste Version: ein Prozess von Anfang bis Ende, zum Beispiel vom Auftrag bis zur Rechnung. Ein schneller Weg, das zu prüfen, ist ein Prototyp.
- Test mit den Mitarbeitern: Das System müssen diejenigen ausprobieren, die täglich darin arbeiten werden.
- Datenmigration: Übernahme der Daten aus alten Systemen und Tabellen.
- Schrittweise Erweiterung: weitere Module erst, wenn das erste funktioniert.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung
- Alles auf einmal. Eine schrittweise Einführung dauert auf dem Papier länger, in Wirklichkeit aber kürzer.
- Auswahl nach Funktionsliste. Wichtiger ist, ob das System zu Ihren Prozessen passt.
- Ohne die Menschen, die damit arbeiten werden. Ein ohne sie entworfenes System wird mit Excel umgangen.
- Vernachlässigte Daten. Doppelte Kunden und veraltete Preise werden ebenfalls ins neue System übernommen.
- Parallele Tabellen. Solange sie existieren, bleiben sie die Hauptquelle und niemand nutzt das System vollständig.
Häufig gestellte Fragen
Wofür steht die Abkürzung ERP?
Enterprise Resource Planning, also die Planung der Unternehmensressourcen. Gemeint ist eine Software, die die Prozesse eines Unternehmens in einem System verbindet.
Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?
CRM kümmert sich um Kundenbeziehungen und Vertrieb, ERP um den internen Betrieb des Unternehmens. In einem individuellen System können beide eine Einheit bilden.
Ist ein ERP-System nur etwas für große Unternehmen?
Nein. Auch ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern spart Zeit, wenn es viele Aufträge oder ein komplexeres Lager hat. Entscheidend ist die Komplexität der Prozesse, nicht die Zahl der Mitarbeiter.
Lässt sich ein ERP-System an unsere bestehende Buchhaltung anbinden?
In den meisten Fällen ja. Die Anbindung an die Buchhaltungssoftware ist ein üblicher Teil der Einführung.
Wie lange dauert die Einführung eines ERP-Systems?
Das hängt vom Umfang ab. Der erste Prozess kann deutlich früher starten als das gesamte System, deshalb empfehlen wir, damit zu beginnen und schrittweise zu erweitern.
Zusammenfassung
Ein ERP-System verbindet Aufträge, Lager, Produktion und Finanzen in einem System und ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen Zeit mit dem Übertragen von Daten und der Suche nach Informationen verliert. Bei üblichen Prozessen beginnen Sie mit einer Standardlösung, bei besonderen sollten Sie ein individuelles System erwägen. In beiden Fällen beginnen Sie mit einer Analyse und einem Prozess, nicht mit dem ganzen Unternehmen auf einmal.
Wenn Sie wissen möchten, welcher Weg zu Ihrem Unternehmen passt, vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung.
